Hoe Veriforce een van de grootste midstream-energiebedrijven ondersteunt

UITDAGING

Gebrek aan zichtbaarheid in alle aspecten van veiligheid en naleving van contractanten

Hoe zorgt een van de grootste en meest gediversifieerde midstream energiebedrijven in Noord-Amerika voor de veiligheid en voortdurende naleving van de voorschriften van meer dan 3.000 aannemers die op meerdere werklocaties werken? Voorafgaand aan de samenwerking met Veriforce had het beursgenoteerde bedrijf geen efficiënte, kosteneffectieve manier om het lopende risico te beheren.

Ondanks de samenwerking met ISN, een bekende leverancier van contractbeheer, zat het bedrijf met inefficiënte processen, had het geen inzicht in kritieke contractgegevens en kreeg het niet de kwaliteit van ondersteuning die het nodig had om werknemers, het bedrijf en de reputatie te beschermen.

ISN verzorgde de verzekeringsverificatie en het veiligheidsaspect van de naleving van de contractvoorwaarden, wat betekende dat het midstream energiebedrijf een tweede platform moest gebruiken voor de verificatie van de Operator Qualification (OQ). Het team moest van het ene platform naar het andere gaan, waardoor het veel tijd kwijt was aan inefficiënte processen. Het team besteedde 60 procent of meer van elke dag aan het beheren van de logge aanpak, in plaats van zich te concentreren op het belangrijke deel van hun werk: risicobeheer.

“We waren zo druk bezig met het vinden en beheren van gegevens dat we het risico liepen dat we risicovolle aannemers niet op tijd herkenden,” zegt de inkoopdirecteur van het bedrijf. “ISN vocht maandenlang met ons team over de manier waarop we onze verzekeringscertificaten moesten bekijken, en onze juridische afdeling vocht terug door te zeggen dat we het op een andere manier moesten doen.”

Dit gebrek aan inzicht in de veiligheid van aannemers betekende dat het bedrijf de aannemers en de risico’s die ze met zich meebrachten niet adequaat beheerde. Ingewikkelde, omslachtige tools en processen maakten het probleem nog groter. Aannemers die op locatie werken, hebben bijvoorbeeld zeer specifieke contracten nodig, maar een verwarrend vragenlijstsysteem maakte het voor de operator moeilijk om te begrijpen welk contract vereist was, waardoor een gevaarlijk risico ontstond – de mogelijkheid dat werknemers en werklocaties onvoldoende beschermd werden.

Met mensenlevens en de reputatie van het bedrijf op het spel, wist dit toonaangevende midstream energiebedrijf dat het tijd was om een echte partner te vinden die volledig inzicht biedt in alle aspecten van de veiligheid en naleving van contractvoorwaarden. Het had naadloze, efficiënte manieren nodig om risico’s te beheren en veiligheid te garanderen. Gelukkig werkte de OQ-afdeling van het bedrijf al met Veriforce en zag zij een mogelijkheid om contractbeheer toe te voegen aan de oplossing, waardoor een enkel, efficiënt platform voor risicobeheer ontstond.

OPLOSSING

360° zicht op elk aspect van veiligheid en naleving bij aannemers

Veriforce configureerde een oplossing met alles wat het bedrijf nodig had om de veiligheid van aannemers te beheren en naleving van de regelgeving te garanderen binnen één uitgebreid platform. De oplossing omvat gestandaardiseerde veiligheidsvragenlijsten, audits, OSHA-gegevens en veiligheidsstatistieken, rapportage van manuren, naleving van trainingen, evaluaties van veiligheidsprogramma’s, documentbeheer en MSA-specifieke verzekeringscontroles en -beheer.

“Alles wat we moeten weten over de naleving van onze contractvoorwaarden is ondergebracht in het Veriforce systeem en is gemakkelijk toegankelijk. Nu hebben we een holistisch overzicht van belangrijke informatie in plaats van dat we tussen verschillende locaties moeten springen om te vinden wat we nodig hebben, wanneer we het nodig hebben”, zegt de inkoopdirecteur.

Door gebruik te maken van unieke branche-expertise heeft Veriforce samengewerkt met de teams van het bedrijf om processen op maat te ontwikkelen die passen bij de behoeften en workflows van het bedrijf en die in lijn zijn met de industrie en wettelijke vereisten.

“We begrijpen de activiteiten van dit toonaangevende midstream energiebedrijf en de industrie die het bedient”, zegt Sandra Cashe, Chief Customer Officer bij Veriforce. “Onze unieke domeinexpertise, onze ongeëvenaarde ondersteuning en ons innovatieve platform stellen hen in staat om hun werknemers te beschermen en risico’s beter te beheren.”

De teams van het bedrijf hebben nu toegang tot informatie wanneer ze die nodig hebben en kunnen er zeker van zijn dat de informatie accuraat en up-to-date is. Configureerbare dashboards bieden tijdig, missiekritisch inzicht in de voortdurende naleving door contractanten, zodat teams strategische beslissingen kunnen nemen om het bedrijf en zijn werknemers beter te beschermen.

“De meeste van onze klanten denken dat de overgang van hun volledige externe personeel naar een nieuw platform ontmoedigend is, maar Veriforce heeft een naadloos onboarding proces dat ervoor zorgde dat onze activiteiten soepel bleven verlopen terwijl iedereen het nieuwe platform overnam,” zegt de inkoopdirecteur.

Met Veriforce’s uitgebreide contractor management oplossing, industrie-expertise en ondersteuningsteams, heeft dit toonaangevende midstream energiebedrijf nu een 360 ° overzicht van elk aspect van de veiligheid en compliance van aannemers, waardoor het bedrijf zijn totale risicoprofiel kan verminderen en een concurrentievoordeel krijgt in de energiemarkt.

“Veriforce analyseerde ons risicoprofiel, keek naar wat andere spelers in de sector anders doen en deed strategische aanbevelingen over hoe we verbeteringen kunnen aanbrengen om de risico’s beter te beheren”, zegt de inkoopdirecteur. “Hun expertise en begeleiding hebben een enorm verschil gemaakt voor ons team en op hun beurt voor ons bedrijf.”

RESULTATEN

28% minder TRIR, verbeterde risicobeperking en $ 6,8 miljoen aan kostenbesparingen per jaar voor leveranciersnetwerk

De samenwerking met Veriforce heeft een revolutie teweeggebracht in de managementprocessen van dit bedrijf. In het afgelopen jaar heeft Veriforce meer dan 2.500 OSHA verificaties en 2.700 EMR verificaties verwerkt en bijna 11.000 Insurance Compliance contacten gelegd.

Veriforce bespaart het bedrijf ook meer dan 40 uur per week door gemakkelijker toegang te bieden tot belangrijke inzichten.

“Ik breng 25 tot 30 procent van mijn tijd door in het Veriforce platform, vergeleken met 60 procent van mijn tijd in het vorige systeem”, zegt de inkoopdirecteur. “Mijn team heeft nu meer tijd om zich te richten op het verbeteren van ons bedrijf door aannemers te helpen hun veiligheid te verbeteren en lopende risico’s te beheren.”

Nauwkeurigere en gebruiksvriendelijkere vragenlijsten en een uitgebreidere training voor contractanten hebben het bedrijf geholpen om de TRIR (Total Recordable Incident Rate) van contractanten met 28 procent te verlagen sinds de implementatie twee jaar eerder. Door over te stappen op Veriforce, heeft het bedrijf ook collectief meer dan $ 6,8 miljoen per jaar bespaard aan abonnementskosten.